Cmo Presentar Una Reclamacin Por Sus Beneficios de Jubilacin

Introduccin

Si ha participado en un plan de pensin tradicional, un 401(k), u otro plan de jubilacin para empleados, querr saber cmo presentar una reclamacin por sus beneficios. Los pasos esbozados a continuacin describen algunas de las obligaciones de su plan y explican brevemente los procedimientos y los plazos para presentar una reclamacin por beneficios de jubilacin.

Antes de presentarla, sin embargo, tenga en cuenta la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilacion de los Empleados de 1974 (ERISA, por sus siglas en ingls), una ley que protege sus beneficios de jubilacin y establece normas para aquellos que administran su plan de jubilacin. Entre otras cosas, la ley incluye los requisitos para el procesamiento de las reclamaciones de beneficios, el plazo para tomar una decisin cuando presenta una reclamacin y sus derechos cuando se deniega una reclamacin.

Usted debe saber que ERISA no cubre algunos de los planes de beneficios para empleados (como aquellos patrocinados por entidades del gobierno y la mayora de las iglesias). Sin embargo, si usted es uno de los millones de participantes y beneficiarios que dependen de los beneficios de jubilacin de un plan para empleados del sector privado, tmese unos minutos para seguir leyendo antes de presentar una reclamacin.

Revisin de la resumen de la descripcin del Plan

Un documento clave relacionado con sus beneficios de jubilacin es la resumen de la descripcin del plan (SPD, por sus siglas en ingls) de su plan. La SPD ofrece una visin detallada del plan - cmo funciona, qu beneficios ofrece y los procedimientos para presentar una reclamacin por beneficios. Tambin describe sus derechos as como sus responsabilidades bajo la ERISA y su plan. Para algunos planes de un nico empleador negociados colectivamente, usted tambin debe revisar los procedimientos de presentacin de reclamaciones, quejas y apelaciones del acuerdo de negociacin colectiva, ya que pueden corresponder a las reclamaciones por beneficios jubilacin.

Antes de solicitar beneficios de jubilacin, revise la SPD para asegurarse de que cumple con los requisitos del plan y que entiende los procedimientos para presentar la reclamacin. En ocasiones, los procedimientos para reclamaciones estn en un cuadernillo aparte que se entrega con su SPD. Si no tiene una copia de la SPD de su plan o de los procedimientos para reclamaciones, solictelos por escrito al administrador de su plan de jubilacin. ste tiene la obligacin de suministrarle una copia.

Si no est por jubilarse pero est cambiando de trabajo y quiere transferir el dinero de su plan a una cuenta de jubilacin individual (IRA, por sus siglas en ingls) o a otro plan de jubilacin de su empleador, la SPD le informar si puede efectuar esta transferencia y cmo puede hacerlo. Los planes que permiten las transferencias especifican el proceso para solicitarlas. Su SPD tambin le informar si existen reglas especiales para beneficios tales como los de jubilacin anticipado.

Cmo presentar una reclamacin

Un primer paso importante es revisar su SPD para asegurarse de que cumple con los requisitos de elegibilidad de su plan para recibir beneficios. Su plan podra decir, por ejemplo, que tiene que haber trabajado una determinada cantidad de años y/o tener una determinada edad antes de poder empezar a recibir los beneficios. Tambin tenga en cuenta lo que su plan exige para presentar una reclamacin. La SPD o el cuadernillo de procedimientos para reclamaciones debe incluir informacin sobre dnde presentarla, qu presentar y a quin contactar si tiene preguntas sobre su plan, tales como la manera de calcular sus beneficios de jubilacin. Los planes no pueden cobrar ninguna tarifa o costo por la presentacin de reclamaciones y apelaciones.

Si, por alguna razn, esa informacin no est en la SPD ni en el cuadernillo de procedimientos para reclamaciones, escriba al administrador de su plan, al departamento de recursos humanos de su empleador (o a la oficina que normalmente maneja las reclamaciones) o a una oficina de su empleador, notificndoles que tiene una reclamacin. Guarde una copia de la carta para sus archivos. Tambin querr enviar la carta por correo certificado, con acuse de recibo, para tener un comprobante de que la carta fue recibida y quin la recibi.

Si quien presenta la reclamacin no es usted, sino un representante autorizado o su beneficiario, esa persona deber remitirse a la SPD y seguir el procedimiento para reclamaciones de su plan. El procedimiento puede exigir otros documentos cuando se presenta este tipo de reclamacin.

Cuando se presenta una reclamacin, asegrese de guardar una copia para sus archivos.

Perodo de espera

Su plan tiene 90 das para evaluar su reclamacin e informarle si recibir o no los beneficios de jubilacin. Es posible que no demore tanto.

Si, debido a circunstancias especiales, su plan necesita ms tiempo para tomar una decisin acerca de su reclamacin, tiene la obligacin de informarle dentro del perodo de 90 das que necesita ms tiempo, la razn por qu lo necesita y la fecha en que puede esperar recibir una decisin. Los planes pueden tomarse hasta 90 das adicionales para tomar una decisin acerca de su reclamacin. Anote la fecha en la que present su reclamacin.

Por lo general, las decisiones sobre las reclamaciones se toman dentro del perodo de 90 das (o 180 das si corresponde una extensin). Si usted tiene derecho a beneficios, revise su SPD para saber cmo y cundo se pagan.

Si se deniega su reclamacin, el plan debe enviarle una notificacin por escrito dentro de los 90 das (o 180 das si corresponde una extensin). La notificacin debe estar en lenguaje sencillo, fcil de entender. Tiene que incluir todas las razones especficas de la denegacin, remitirle a las disposiciones del plan sobre las cuales se bas la decisin e indicarle si es necesario que presente ms informacin para tomar una decisin, de qu informacin se trata y por qu es necesaria. Tambin tiene que describir los procedimientos y plazos del plan para presentar una apelacin con el objetivo de que se realice una revisin total y justa de su reclamacin.

Cmo apelar una reclamacin denegada

Las reclamaciones se deniegan por varios motivos. Tal vez no haya participado en el plan el tiempo suficiente. O no tiene la edad necesaria para cumplir con los requisitos de edad de su plan. O quizs el plan simplemente necesita ms informacin sobre su reclamacin. Cualquiera sea la razn, usted tiene por lo menos 60 das para presentar una apelacin (revise su SPD o el cuadernillo con el procedimiento para reclamaciones para ver si su plan le otorga un plazo ms largo).

Use la informacin en su aviso de denegacin de reclamacin para preparar su apelacin. Tambin debe tener en cuenta que el plan debe proporcionarles a los reclamantes, a solicitud y en forma gratuita, copias de los documentos, registros y otra informacin relevante para la reclamacin de beneficios. Asegrese de incluir toda la informacin relacionada con su reclamacin, especialmente cualquier informacin o evidencia adicionales, y llvela a la persona especificada en el aviso de denegacin antes de que termine el perodo de 60 das.

Cmo revisar una apelacin

Los responsables del plan tienen 60 das para revisar su apelacin. Si les tomar ms tiempo, tienen que notificrselo por escrito. Pueden extender la fecha de vencimiento para tomar la decisin otros 60 das adicionales, por un total de 120 das. Hay una sola excepcin. Cuando un comit o junta directiva revisan su apelacin y esa entidad solo se rene cada tres meses, su apelacin puede tomar ms tiempo.

Una vez que se toma una decisin final sobre su reclamacin, el plan debe enviarle una explicacin escrita sobre la misma. La notificacin debe estar en lenguaje sencillo, fcil de entender. Debe incluir todas las razones especficas de la denegacin de su reclamacin de la apelacin, remitirle a las disposiciones del plan sobre las que se bas la decisin, decirle si el plan tiene algn nivel de apelacin adicional o voluntario, explicar su derecho a recibir todos los documentos relevantes para su reclamacin de beneficios en forma gratuita y describir sus derechos de solicitar una revisin judicial de la decisin del plan.

Si su apelacin se deniega

Si la decisin final del plan deniega su reclamacin, usted puede buscar asesora legal en relacin con sus derechos para iniciar una accin judicial para disputar la denegacin. Tambin puede comunicarse con la oficina de la Administracin de Seguridad de Beneficios del Empleado del Departamento del Trabajo (EBSA, por sus siglas en ingls) ms cercana para preguntar sobre sus derechos si cree que el plan no ha cumplido con alguno de los requisitos de ERISA en el manejo de su reclamacin de beneficios.

Recursos

Comunquese con EBSA si no recibe una notificacin escrita acerca de la decisin sobre su reclamacin o apelacin, si ha intentado comunicarse con el responsable del plan para presentar o consultar acerca de una reclamacin y no ha recibido respuesta o si tiene otras preguntas acerca de cmo presentar una reclamacin o su plan de jubilacin.

Puede comunicarse con la oficina regional de EBSA ms cercana llamando al 1.866.444.3272.

Para obtener ms informacin sobre las reglas de procedimiento para reclamaciones y planes de jubilacin, visite el sitio Web de EBSA: www.dol.gov/ebsa. Tambin puede consultar las siguientes publicaciones de EBSA:

Cmo presentar una reclamacin - resumen

Verifique su elegibilidad para recibir beneficios antes de presentar una reclamacin. Lea su SPD y contacte a su administrador del plan si tiene preguntas.
Una vez presentada su reclamacin, el tiempo mximo de espera admisible para recibir una notificacin es de 90 das (o 180 das si corresponde una extensin). Usualmente, usted recibir una decisin dentro de este plazo.
Si su reclamacin es denegada, usted debe recibir un aviso escrito, incluyendo informacin especfica sobre por qu se deneg y cmo apelar.
Usted tiene 60 das para solicitar una revisin total y justa de su reclamacin denegada. Use el procedimiento de apelaciones de su plan y rena y enve nueva evidencia o informacin para ayudar al plan a revisar su decisin inicial.
La revisin de su apelacin puede tomar hasta 60 das, y hasta 60 das adicionales, si le han notificado la necesidad de una extensin. El plan debe enviarle un aviso escrito dicindole si se acept o deneg la apelacin.
Si la apelacin es denegada, la notificacin debe indicarle la razn por la cual fue denegada, describir cualquier nivel adicional de apelacin voluntaria y contener una declaracin sobre sus derechos a solicitar una revisin judicial de la decisin del plan.
Usted puede decidir solicitar asesora legal si la apelacin de su reclamacin es denegada. Si cree que el plan no ha cumplido con los requisitos de ERISA, puede contactar a la oficina de EBSA ms cercana en relacin con sus derechos bajo ERISA.

Esta publicación ha sido desarrollada por el Departamento del Trabajo de EE.UU., Administracion de Seguridad de Beneficios del Empleado, se encuentra disponible en el sitio Web de la agencia en: www.dol.gov/ebsa. Para un listado completo de todas las publicaciones de la agencia, llame a nuestro número gratuito 1.866.444.3272. Tambien puede enviar un correo electronico a www.askebsa.dol.gov. Este material estará disponible en formatos alternativos según solicitud. Teléfono de voz: 202.693.8664 TTY: 202.501.3911. Este cuadernillo es una pequeña guía de cumplimiento de la entidad para efectos de la Ley de Aplicación de Regulaciones de Pequeños Negocios de 1996.